Como realizar o gerenciamento de processos em uma agência?

05/09/2018

Tempo de leitura: 6 minutos

Não se trata de engessar ou burocratizar tarefas. O gerenciamento de processos é a chave para melhorar a produtividade e otimizar as entregas da sua agência!

A gestão sempre foi considerada um grande gargalo das agências. No Panorama das Agências Digitais no Brasil de 2018, estudo realizado pela Resultados Digitais e pela Rock Content, mais da metade dos pesquisados revelaram dificuldades no gerenciamento de processos. É absolutamente comum que os gestores de agências tenham um background profissional e acadêmico muito mais voltado à criatividade do que à gestão.

Em contrapartida, os fundadores de algumas das maiores agências brasileiras vieram do ambiente corporativo. Julio Ribeiro, da Talent, era formado em gestão de negócios. Já Nizan Guanaes e Roberto Justus — da Africa e da Y&R, respectivamente — em administração de empresas. Ainda que a habilidade de gestão seja indiscutivelmente fundamental, isso não quer dizer que um designer ou um publicitário não seja capaz de desenvolvê-la.

Pelo contrário. Por acreditarmos na importância da gestão, resolvemos trazer este post que oferece um caminho para o gerenciamento de processos e como começar a aplicá-lo na sua agência a partir da documentação das tarefas. Acompanhe!

Por que realizar o gerenciamento de processos da sua agência

Para ter uma noção da importância da gestão para sua agência, pense rápido: quando precisa fazer uma viagem de negócios ou mesmo tirar férias, você confia no andamento da operação? Se não se sente seguro em responder essa questão, é hora de repensar se você está realmente se dedicando à gestão. Caso os jobs não saiam sem que você interfira, é possível que sua agência precise olhar para o gerenciamento de processos.

O mindset perfeito para transformar sua gestão é pensar a sua agência como uma franquia, capaz de operar perfeitamente sem a contribuição operacional direta dos sócios. A chave para este movimento está na documentação dos processos. Ao definir, descrever e padronizar cada tarefa, você garante que sua equipe veja o escopo dos projetos como uma preocupação secundária, podendo se concentrar na qualidade da entrega.

Quais são os processos da agência que devem ser documentados

Engana-se quem pensa que apenas os processos relativos ao seu core business devem ser documentados. Toda e qualquer atividade que exija tempo e esforço consideráveis merecem atenção, inclusive as que se mantêm nos bastidores da operação. O objetivo da documentação é otimizar tanto a produtividade quanto a qualidade dos processos, sobretudo os mais repetitivos. Imagine começar um site do zero para cada novo cliente!

Para começar a mapear os procedimentos propriamente ditos, pense nas diversas áreas da sua agência e identifique suas tarefas mais recorrentes. Veja alguns exemplos abaixo.

  • RH: recrutamento e seleção, onboarding, folha de pagamento.
  • Financeiro: comissões, reembolsos, abertura de contas.
  • Comercial: prospecção, orçamentos, follow-up de propostas.
  • Marketing: gestão de redes sociais, produção de conteúdo.
  • Operação: briefing, campanhas publicitárias, projetos especiais.

Como documentar os processos da sua agência em 5 passos

O gerenciamento de processos também tem que ter um processo. Para ajudar você a iniciar a documentação das atividades da sua agência, criamos este passo-a-passo simples que pode, inclusive, se tornar um dos seus primeiros processos. Confira!

1. Priorize suas tarefas de maior impacto

A prioridade na definição das tarefas que precisam ser documentadas vai depender do momento em que sua agência se encontra. O termômetro para identificar gargalos pode estar nos seus Key Performance Indicators (KPIs). Tanto os índices de produtividade quanto os resultados junto aos clientes devem ser observados por um período mínimo. De qualquer forma, ainda que os dados falem, deixe que a equipe relate suas dificuldades.

2. Mapeie todo o seu fluxo de processos

A colaboração da equipe também deve incluir colocar a mão na massa para mapear e desenvolver os processos. Afinal, são as pessoas que fazem a operação funcionar. Pergunte ao seu analista de RH as etapas de contratação e ao seu diretor de criação as fases de planejamento de campanha. Ao terem suas opiniões consideradas, seus colaboradores comprarão melhor a proposta e não receberão a mudança como um choque.

3. Facilite o acesso às documentações

A educação para o gerenciamento de processos é um trabalho contínuo. Não adianta criar uma série de documentos e procedimentos se eles não estão facilmente disponíveis para uso. Para fazer a gestão dessas documentações, divida os arquivos por departamentos e, em seguida, por tipo de atividade. Para não correr o risco de perder seus templates, você pode criar um repositório no Google Drive, o que permite controlar os acessos.

4. Crie uma cultura de melhoria contínua

Todo e qualquer documento usado no seu gerenciamento de processos deve ser visto como um eterno rascunho. É natural que a mudança de equipes, de tecnologias e de tendências torne os processos obsoletos muito rapidamente. A própria diferença entre seus diversos clientes exige documentações específicas para cada um. Portanto, deixe sua equipe livre e incentive-a a aprimorar os processos de acordo com as necessidades.

5. Inclua novos procedimentos na pauta

Já fomos agência e sabemos que é impossível parar a operação para resolver problemas de gestão interna. Por isso, entendemos que a melhor saída, no caso dos processos, é incluí-los na rotina da agência. Seja de forma pontual, quando chega um projeto especial, ou semanalmente, até que todas as suas tarefas estejam documentadas. O importante é que o gerenciamento de processos vire um hábito e não perca força.

O que o gerenciamento de processos da agência precisa controlar

Inicialmente, é possível que o gerenciamento de processos seja encarado como um risco para o engessamento e burocratização das suas atividades, principalmente as relacionadas à criação. Enquanto gestor, seu papel é reforçar que descrever um procedimento torna o trabalho mais eficiente na medida em que mostra que recursos e modelos precisam ser reunidos. É como se você tivesse uma receita secreta para cada um dos seus projetos.

Por outro lado, ter um fluxo de processos bem documentado também auxilia na gestão dos seus indicadores, especialmente os de produtividade e qualidade. Além dos processos, conheça os três principais fatores que você deve gerenciar:

  1. Tempo por atividade: determine o tempo estimado para cada um dos seus processos, considerando também os períodos de ociosidade.
  2. Visão de entrega: estabeleça seus objetivos e resultados-chave para distribuí-los entre os membros da equipe, definindo prioridades e status dos processos.
  3. Cronograma: cada processo — acima de tudo, os mais complexos — deve apresentar um cronograma detalhado para manter equipe e cliente conscientes.

Para medir a efetividade das suas estratégias, você pode usar a metodologia OKR. Assim, você conseguirá mensurar também o impacto do seu gerenciamento de processos!

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