Planejamento financeiro para agências: 8 dicas do CFO da Celero

16/01/2019

Tempo de leitura: 6 minutos

Uma das principais dificuldades das agências é estruturar as finanças. Não sabe por onde começar? Estas dicas podem ajudar a fazer um planejamento financeiro!

Imagine entrar em um avião sem saber para onde ele está indo. Pior ainda: sem saber a quantidade de combustível e nem se a tripulação está devidamente treinada para atender você e os demais passageiros em caso de turbulência, por exemplo. É com essa analogia que João Augusto Betenheuzer explica a importância do planejamento financeiro.

Conversamos com o Chief Financial Officer da Celero, ferramenta de automação parceira do Clint Hub, sobre como elaborar um bom planejamento financeiro.

Ficou interessado? Confira as 8 dicas do João para estruturar a vida financeira da sua agência sem precisar apelar para planilhas mirabolantes!

1. Defina objetivos claros para o próximo ciclo

Antes de pensar nos números propriamente ditos, procure avaliar o que você espera do próximo ano da sua agência. Não apenas os seus objetivos financeiros, mas também o seu posicionamento do negócio e a sua expectativa de crescimento. Isso vai servir como uma bússola para entender o que será necessário para atingir os resultados.

Após criá-los, é fundamental esclarecer esses objetivos para toda a equipe da agência, de modo que eles sejam compartilhados pelo time. Isso gera uma sensação de pertencimento e reforça a importância de cada um para atingir as metas.

2. Determine a receita necessária para alcançá-los

Baseado nos seus objetivos, você pode fazer a previsão de receita para alcançá-los. Obviamente que, para trazer mais caixa para a agência, é necessário conquistar novos clientes, certo? Acontece que, segundo João, muitas agências acabam se perdendo nesse objetivo ao oferecer serviços além das suas habilidades e capacidades.

Ele sugere que a melhor saída é identificar a expertise que melhor representa o seu negócio e focar nele — sobretudo num mercado em que os nichos estão sendo cada vez mais valorizados. Assim, é possível criar e entregar uma proposta de valor adequada e consistente, capaz de atrair e reter novos clientes.

3. Calcule o custo de aquisição do cliente ideal

É essencial saber qual é o esforço envolvido na conquista de um novo cliente para traduzir essa informação em números. A partir disso, você poderá calcular o seu Custo de Aquisição de Clientes (CAC). Porém, você não necessariamente chegará a um valor que servirá para todo e qualquer cliente. Isso vai depender dos seus canais de aquisição.

João dá o exemplo da Celero, que trabalha com três canais de aquisição principais:

  1. Inbound Marketing;
  2. Outbound Marketing;
  3. Canais de vendas (como é o caso do hub).

4. Calcule os custos e despesas da operação

Essa etapa é muito importante para verificar se realmente vale a pena atender um cliente ou não. Mesmo porque a alta concorrência faz com que as agências acabem reduzindo seus preços para garantir a conta — um perigo para a sustentabilidade do negócio.

Normalmente, em agências, os custos para entregar o serviço ao cliente são divididos entre pessoas e ferramentas. Já as despesas geralmente são os impostos que envolvem salários e as comissões de vendas da equipe comercial, por exemplo.

5. Calcule a sua margem de contribuição ideal

Agora você soma o CAC com os custos e despesas. Em seguida, deve subtraí-los do valor do seu serviço para identificar a sua margem de contribuição, assim:

Margem de contribuição = Valor do serviço – Custos e Despesas

Esse valor deve ser suficiente para custear toda a operação. Para chegar a um ponto de equilíbrio e alcançar os seus objetivos definidos lá no primeiro tópico, a margem de contribuição precisa ser maior que os investimentos na operação.

Além disso, dependendo da margem de contribuição, você poderá concluir se o negócio está sendo vantajoso, se será preciso otimizar a mão de obra ou se será necessário criar outra estratégia de preços, mais alinhada com o esforço empregado nos serviços.

6. Avalie o que faz realmente diferença na receita

João é bastante enfático ao mencionar os cortes de gastos. Muito se fala em consultorias que prestam serviços de análise do ambiente organizacional que procuram identificar oportunidades de melhorias de processos e redução de custos. Porém, ninguém melhor que você — o dono — para saber o que é melhor para a agência.

Vamos supor que você tenha dois designers de nível júnior na equipe de criação, por exemplo. Considere se não seria mais vantajoso tanto operacional quanto financeiramente substituí-los por outra pessoa, como um designer sênior.

O importante é ter a noção de que isso pode ser feito a qualquer momento, mesmo no dia a dia da operação. Então, não tenha medo de voltar atrás.

7. Mantenha o controle para avaliar os resultados

Não espere chegar ao fim do ano para avaliar se o seu planejamento financeiro é eficiente. Enquanto no passado era comum seguir uma estratégia predeterminada para todo o ciclo, hoje o ideal é revisitar o seu plano regularmente para avaliar a sua efetividade. Até porque novos clientes podem entrar ou sair a qualquer momento.

Isso vale também para o posicionamento da agência que citamos anteriormente. Se no primeiro trimestre do ano você perceber que ele não gerou resultados vantajosos, mude. Isso é absolutamente comum, ainda mais num mercado em constante instabilidade.

8. Preveja seus recebimentos e pagamentos

Previsibilidade é você ter noção do que está prestes a acontecer a tempo de tomar alguma medida. No caso de agências que trabalham com fee, João sugere que todas as entradas e saídas sejam controladas. Assim, você terá uma visão em curto e médio prazo do que tem para pagar e receber, sem ter surpresas no meio do caminho.

É assim que você terá certeza se o que definiu lá no início do planejamento financeiro deu certo. Para isso, há uma série de ferramentas que contribuem para o controle. Desde uma simples planilha no Google Sheets até um software completo de automação financeira, como é o caso da Celero, que otimiza o tempo dessas tarefas.Agências parceiras do hub têm condições especiais de contratação dessa e diversas outras ferramentas para otimizar processos e aumentar os seus resultadose os dos seus clientes. Conheça agora mesmo o Clint Hub para agências!

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