Você começa uma tarefa, mas entra aquele e-mail que parece ser superimportante; após o e-mail, chega uma mensagem no WhatsApp e você logo abre o app para responder, afinal, “são só dois minutinhos”. O problema é que de dois em dois minutos o final do dia chega e a sua lista de tarefas segue lá, firme, forte e não resolvida. Ou seja, a sua produtividade no trabalho ficou comprometida por conta das interrupções.

Gerenciar o próprio tempo é um problema bastante comum, seja para freelancers ou quem trabalha em empresas, sempre parece que 24h é pouco para dar conta de tudo e ainda sobrar um tempinho para se dedicar à vida pessoal. A boa notícia é que dá para consertar isso e alavancar a sua produtividade no trabalho com algumas dicas e técnicas simples.

Se você está percebendo que o dia anda curto para tantas tarefas e obrigações, continue lendo e descubra 4 métodos para alavancar a sua produtividade no trabalho.

O primeiro passo para a produtividade: organização

Especialmente entre os criativos, a grande desculpa para a falta de organização é que “a minha bagunça é organizada”. Não faz muito sentido, não é? Inclusive para a neurociência: viver em um ambiente bagunçado aumenta os níveis de cortisol, o hormônio do estresse. Uma tarefa simples, como encontrar uma anotação, pode demandar um alto gasto de energia caso ela esteja perdida em um mar de outros papéis.

Um estudo da Universidade de Princeton analisou o desempenho de pessoas organizadas e desorganizadas durante a realização de uma tarefa. O resultado foi bastante diferente entre os dois grupos. Os desorganizados aumentaram os níveis de cortisol e produziram menos, uma vez que a desordem causa uma sobrecarga no cérebro que dificulta pensar de forma clara e objetiva.

Então, se você quer colocar as obrigações em dia, o primeiro passo é pôr ordem na casa, especialmente, na sua mesa de trabalho! Deixe ao seu alcance somente aquilo que vai precisar, jogue fora os papéis desnecessários e faça o mesmo com a área de trabalho do seu computador!

4 métodos que vão aumentar a sua produtividade no trabalho

Agora que você já deu uma boa arrumada na mesa de trabalho já pode ir para o segundo passo: conhecer técnicas desenvolvidas especialmente para dar aquela forcinha na sua produtividade. Vamos lá?

1. Lei de Parkinson

Você vive correndo para dar conta dos prazos, mas quando tem um tempinho a mais para realizar uma tarefa acaba deixando, mesmo assim, para os 45 minutos do segundo tempo? Então, vamos conversar melhor sobre a Lei de Parkinson.

Criada pelo historiador Cyril Parkinson, essa técnica é ótima para quem precisa resolver de uma vez por todas aquelas pequenas tarefas que já vêm sendo adiadas há tempos. Ela consiste em simular prazos menores que os reais. Por exemplo: você tem o prazo de um dia para realizar algo que sabe que concretizará em 1h, defina um prazo menor que o estipulado e determine um tempo de realização para a tarefa.

Utilizando o mesmo exemplo, seria como se você se propusesse entregar a tarefa até às 18h do mesmo dia e separasse 1h para desenvolvê-la. “Apertar” o prazo cria um senso de urgência no cérebro que executa as tarefas com mais foco e precisão. Mas, como falamos anteriormente, esse método é excelente para o cumprimento de pequenas tarefas, utilizá-lo na entrega de um grande projeto pode comprometer a qualidade do trabalho.

2. Princípio 80/20

Já percebeu que grande parte das tarefas que você executa durante o dia não são as responsáveis pelos resultados? Se você é freelancer, por exemplo, boa parte do seu tempo é dedicado organizando o que precisa ser feito, separando arquivos, respondendo e-mails, emitindo notas e documentos. Mas, dentre essas atividades, quais são as responsáveis pelo seus ganhos? Nenhuma! O seu resultado vem de uma pequena porção delas, as que correspondem ao trabalho, de fato.

O princípio 80/20, conhecido também como Lei de Pareto, nos diz que a maioria dos resultados vêm do mínimo de esforço. No caso que citamos acima seria como se 80% do tempo estivesse dedicado à tarefas secundárias (e-mails, notas, telefonemas, etc) e 20% realizando aquilo que vai trazer retorno. Onde há menos esforço é de onde, na realidade, aparecem os resultados.

Aplicar esse princípio no seu dia a dia exige que você perceba onde o seu tempo está sendo gasto e quais tarefas são as que mais trazem retorno. Dessa forma, você conseguirá perceber onde os seus 80% estão sendo dispostos e eliminar essas pequenas distrações, utilizando a energia na realização dos 20% mais importantes.

3. Zen Habits

Simplicidade é a primeira palavra de ordem! Paciência, a segunda. Isso porque a gente sabe que não é nada fácil mudar de hábitos e incorporá-los no seu dia a dia. Por isso, o método proposto pelo autor Leo Babauta no livro “Zen to Done” propõe que você mude apenas um hábito por 30 dias e, se continuar com ele, tentar mudar um outro. Um por vez, sem sobrecarga.

O método Zen Habits propõe o desenvolvimento de 4 hábitos que podem impactar a sua produtividade no trabalho:

• Capture: anote tudo o que precisa ser feito em um caderno ou agenda;
• Processe: agora, pense em como resolver todas elas. Aquelas que demandarem menos de 2 minutos devem ser feitas logo e as que restarem, dividas entre “lixo, arquivo e importante”;
• Planeje: as tarefas que ainda constam anotadas devem ser separadas por ordem de prioridade do dia;
• Faça: agora, coloque a mão na massa e faça o que precisa ser feito, sem distrações.

4. Personal Kanban

O Kanban vai trazer algo que todo mundo adora: visualizar a própria evolução. Não é ótimo quando terminamos uma tarefa e riscamos da lista? Poder acompanhar as resoluções é, além de tudo, motivador!

O método é muito simples e perfeito para quem tem boa memória visual: basta fazer três colunas, uma com coisas “A Fazer”, a segunda com “Fazendo” e a última com “Feito”. Você pode fazer isso em um caderno, planilha no computador ou com post-its na parede ou em um quadro.

Você vai ver como as duas primeiras colunas se enchem rapidinho de projetos e, desse jeito, consegue visualizar, literalmente, tudo que precisa ser feito. Isso traz uma sensação de controle que faz com que você se concentre mais e melhor na resolução dos trabalhos.

O esquema, como você deve imaginar, é bem intuitivo e serve como um lembrete físico de tudo que merece a sua atenção no dia, além de proporcionar a satisfação de ver projetos concluídos indo parar na terceira coluna!

É claro que esses são apenas alguns métodos dentre tantos que existem com o propósito de melhorar a sua produtividade no trabalho, mas também, é importante que você conheça o seu ritmo e adapte o método a ele. Algumas pessoas conseguem produzir com um olho no trabalho e outro no celular, outras não abrem mão da baguncinha na mesa, mas se a sua produtividade está deixando a desejar, talvez seja hora de rever alguns hábitos.

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Ah! E pode ter certeza que os minutinhos que você usou lendo este texto serão muito bem aproveitados, viu?